دفترکار هوشمند؛ تأثیر دفترکار هوشمند در تغییر محیط کاری

گسترش فناوری‌های پیشرفته و هوشمند در حال تغییر روند انجام کارها توسط کاربران است. تنظیمات محیط کاری بر پایه هوشمندسازی دفترکار احتمالاً بیشترین تأثیر را از پیشرفت‌های فناوری هوشمند گرفته است. توسعه‌هایی مانند اینترنت اشیاء (IoT) فرصت‌های متنوعی در صنایع مختلف ارائه می‌دهند و محیط کار مدرن را بازسازی و عملیات را بهبود می‌بخشند.

دفترکار هوشمند به عنوان محیط کار پاسخ‌گو یا دیجیتال، بر پایه استفاده از فناوری هوشمند برای تبدیل محیط کار فیزیکی به یک محیط هوشمند و قابل تطبیق با نیازهای کارکنان است. دفترکار هوشمند شامل ترکیبی از دستگاه‌های متصل به اینترنت، سنسورهای هوشمند، یادگیری ماشین و ارتباطات بهتر است که بهبود راحتی و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد و در عین حال مصرف انرژی ساختمان هوشمند را نیز کاهش می‌دهد. کارمندان عادی و کارمندان دورکار دفترکار هوشمند، می‌توانند از طریق استفاده از اتاق‌های کنفرانس هوشمند، تخته‌های دیجیتال و سیستم‌های مدیریت بهینه، کار خود را انجام دهند. اگر به فناوری دفترکار هوشمند علاقه‌مند هستید، با ما تا انتهای مقاله همراه باشید.

دفترکار هوشمند چیست؟

دفترکار هوشمند، یک طراحی فضای کاری است که از تکنولوژی هوشمند برای تنظیم نیازهای متغیر کارکنان، استفاده می‌کند. یک دفترکار هوشمند با اتصال به اینترنت و استفاده از تجهیزات هوشمند، سنسورهای هوشمند و یادگیری ماشین، به بهبود راحتی و بهره‌وری کارکنان و همچنین به کاهش مصرف انرژی ساختمان کمک می‌کند.در دفترکار هوشمند به عنوان یک محل کار با فناوری پیشرفته، تجزیه و تحلیل، فناوری هوشمند و … به بهبود محیط اداری کمک می‌کند. دفاترکار هوشمند به بهره وری، رفاه، مشارکت و تجربه کارمندان کمک می‌کنند.

ترکیب نرم افزارها و سخت افزارهای به کار رفته در دفتر کار هوشمند، همچنین استفاده از ابزارهای تجزیه و تحلیل، درک بهتری از رفتار کارکنان ایجاد می‌کند و به این نکته اشاره دارد که چگونه محیط اداری هوشمند، قابلیت ارائه فرآیندهای کاری بهتررا دارد. هنگام بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، می‌توانید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید و از فضای موجود استفاده مؤثرتری کنید. با این مزایا، امکان پایدارتر کردن دفترکار هوشمند و رسیدن به اهداف پایدار را ایجاد می‌شود.

همچنین دفتر کار هوشمند، نقش مهمی در تغییر چشم انداز اداری ایفا می‌کند. Hybrid Working در واقع چشم انداز دفتر کار هوشمند در آینده است که امکان اتصال و همکاری بین کارکنان از راه دور و کارمندان حضوری را فراهم می‌کند. اصطلاح «هوشمند» در دفتر کار، تنها به مکان‌های کاری هوشمند مربوط نمی‌شود، بلکه به مدیریت هوشمند بازدیدکنندگان، رزرو هوشمند اتاق، جمع‌آوری و ثبت هوشمند اطلاعات و تابلوهای هوشمند نیز مربوط می‌شود.

چگونه یک دفتر کار هوشمند ایجاد کنم؟

در هنگام ایجاد دفترکار هوشمند، در نظر گرفتن فرآیندها و جنبه‌های محیط اداری هوشمند موردنظر کاربر بسیار مهم است. نرم افزارها و سخت افزارهای مبتنی بر فناوری هوشمند در دفترکار هوشمند مورد نیاز است. در ادامه به برخی از جنبه‌هایی که منظور هوشمندسازی دفتر کار باید در نظر گرفت اشاره شده است:  

استفاده از فضای اداری: استفاده کارآمد از فضای موجود یکی از جنبه‌های مهم دفترکاری هوشمند است. اندازه‌گیری نرخ فضای واقعی می‌تواند به مزایای جالبی مانند صرفه‌جویی در هزینه‌ها (املاک و مستغلات)، دستیابی به اهداف پایدارتر و کسب بینش بهتر در مورد رفتار کارکنان منجر شود. نرم افزارهایی مانند Desk Booking و Room Booking به بهینه سازی استراتژی فضا کمک می‌کند. این نرم‌افزارها همچنین به تجربه بهتر کارمندان کمک می‌کند و امکاناتی را برای نوآوری در دفترکار هوشمند با توجه به تجزیه و تحلیل دقیق فراهم می‌کند.

بررسی رفتار و ارتباطات تیم: برای اطمینان از اینکه تنظیمات در دفترکار هوشمند مطابق با انتظار کارکنان باشد، مهم است که کارمندان و نحوه کار آنها را تجزیه و تحلیل کنید. هنگامی که سازمان تعداد زیادی کارمند از راه دور دارد، حفظ ارتباطات خوب می‌تواند چالش برانگیز باشد. با اتاق‌های هوشمند جلسات و نرم‌افزاری مانند Room Booking، کارمندان قابلیت انعطاف پذیری دارند و می‌توانند روز کاری خود را کنترل کنند و در عین حال با یکدیگر در ارتباط هستند.

فضای اداری به عنوان شریک شما: ویژگی‌های کنترل تهویه در دفتر کار هوشمند به شما این امکان را می‌دهد که در هزینه‌های انرژی صرفه جویی کنید و با محیط زیست سازگارتر شوید. سیستم رزرو هوشمند، با اطمینان از اینکه اتاق‌های جلسه خالی است، سیستم‌های تهویه را خاموش می‌کند. این مزیت همچنین نشان می‌دهد چگونه دفترکار هوشمند می‌تواند به شما در دستیابی به اهداف پایدارتر کمک کند.

تجهیزات اینترنت اشیا: دفترکار هوشمند با استفاده از اینترنت اشیا، هوشمند می‌شود. به عنوان مثال می‌توان به تجهیزات هوشمند سخت افزاری مانند سنسورها و پنل‌ها اشاره کرد. با استفاده از سنسورها میزان فضای خالی یا اشغال شده با دقت 100 درصد قابل اندازه گیری است. تاچ‌پنل‌های هوشمند نیز بخش مهمی از دفتر هوشمند هستند و به کنترل و تجربه کلی کارکنان کمک می‌کنند.

اهمیت دفتر کار هوشمند چیست؟

چرا باید دفتر کار خود را به یک دفتر کار هوشمند تبدیل کنید؟ ما با تشریح 5 مزیت مهم کار در دفترکار هوشمند، دلیل آن را توضیح می‌دهیم.

افزایش همکاری: در محیط دفتری در حال تغییر، ارتباطات کلید اصلی است. افراد به دنبال راه‌هایی برای استفاده از دفتر کار به عنوان یک مرکز همکاری می‌گردند، جایی که ملاقات با همکاران در مرکز توجه قرار دارد. در دفتر کار هوشمند نیازهای مختلف در این زمینه درک و بررسی می‌شود که ارتباط بی‌نقص انجام شود. با ارائه نرم‌افزارهای هوشمند مانند رزرو اتاق و رزرو میز، افراد می‌توانند روزهای کاری خود را مدیریت کنند که همکاری و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

افزایش بهره‌وری و کارآیی: در دفتر کار هوشمند، اتوماسیون فرآیندهای داخلی به صورت کامل انجام می‌شود. این بدان معناست که کارکنان، مدیران منابع انسانی، مدیران تسهیلات و هر شخص دیگری در دفتر می‌توانند به آنچه مهم و اولویت دارد تمرکز کنند که منجر به کاهش استرس و افزایش بهره‌وری می‌شود.

بازطراحی فضاهای دفتری: تجزیه و تحلیل محیط کاری در دفتر کار هوشمند می‌تواند برای تغییر شکل دفتر به تناسب رفتار کارکنان استفاده شود. این طراحی مجدد منجر به محیط دفتری مناسب‌تر و استفاده بهتر از فضاهای دفتری می‌شود.

پایداری: با اجرای دفتر کار هوشمند، می‌توانید از فضای دفتری کمتری استفاده کنید و هزینه‌های املاک را کاهش دهید. راهکارهای دفتر کار هوشمند به تسهیل انتخاب‌های پایدار بر اساس تجزیه و تحلیل‌ها و به کاهش اثرات زیست محیطی دفتر کار کمک می‌کنند.

جذب نیروی کار جدید: نسل جدید، معروف به نسل دیجیتال، به کار در محیط‌های تکنولوژی محور عادت دارند. برای جذب و نگه‌داشتن نسل جوان، اهمیت دارد که محیط دفتری را نوآوری کنیم. آنها به دنبال سازمان‌هایی هستند که نیازها و روش‌های کاری آنها را نمایان می‌کنند. با تطبیق با دفتر کار هوشمند می‌توانید کارفرمای جذابی برای این نسل شوید و باقی بمانید.

اجزای یک دفترکار هوشمند

اجزای اصلی یک دفترکار هوشمند اتاق‌های جلسه هوشمند و فضاهای کاری هوشمند هستند. محیط یا فضایی که کارکنان اغلب در آن کار می‌کنند و می‌توانند با استفاده از فناوری هوشمند برای بهبود تجربه کاری خود بهره مند شوند.

اتاق جلسات هوشمند: اتاق‌های جلسه هوشمند مجهز به فناوری هوشمندی هستند که ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری را در فضای جلسه ادغام می‌کند تا تجربه‌ای بسیار پربار برای شرکت‌کنندگان از راه دور و حضوری ایجاد کند. اتاق جلسه مجهز به ابزار و فناوری است که تنظیم، برنامه ریزی و مدیریت جلسات را آسان می‌کند. آنها اغلب با ابزارهایی مانند نرم افزار و سخت افزار کنفرانس ویدئویی، تخته دیجیتال و ابزارهای تجزیه و تحلیل و بهره وری ادغام می‌شوند.

فضاهای کاری هوشمند: مناطقی هستند که کارمندان می‌توانند به صورت انفرادی یا در گروه های کوچک، خارج از یک جلسه رسمی کار کنند. آنها بخش‌های مختلفی از یک دفتر هستند که به کارمندان اجازه می‌دهند تا انتخاب کنند کدام محیط برای هر کار یا پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنند، منطقی‌تر است.

ابزارهای هوشمندسازی دفترکار

نرم افزار همکاری بصری
نرم‌افزار همکاری بصری یک اصطلاح کلی برای ابزارهایی مانند نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی و نرم‌افزار همکاری در فضای کاری است. هر دو نوع نرم افزار به کارمندان کمک می‌کنند با هم تیمی‌ها و مشتریان بدون توجه به جایی که در آن قرار دارند، ارتباط برقرار کنند. نرم افزار کنفرانس ویدیویی مانند زوم، گوگل میت و اسکایپ به افراد کمک می‌کند بدون توجه به جایی که قرار دارند با هم ارتباط برقرار کنند. به علاوه، گزینه‌های نرم افزار کنفرانس ویدیویی رایگانی وجود دارد که می‌توانید برای شروع از آنها استفاده کنید.

نرم افزارهای همکاری در محل کار، مانند RemoteHQ، Mural، و Miro، به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا با ارائه برنامه‌های کاربردی برای مدیریت پروژه، اشتراک گذاری صفحه نمایش چند نفره، یادداشت برداری و تخته سفید مجازی به ارائه وظایف خود بپردازند. بسیاری از گزینه‌های نرم افزار همکاری با سایر ابزارهای بهره وری مانند Trello، Google Docs، Dropbox، Slack و غیره ادغام می‌شوند. این ابزارها اجازه می‌دهد تا تیم‌های حضوری و غیر حضوری بتوانند به طور موثرتری با هم کار کنند.

سخت افزار همکاری بصری
این روزها، بیشتر اتاق‌های کنفرانس و اتاق‌های تجمع مجهز به سخت‌افزار ویدئو کنفرانس هستند. دوربین‌های کنفرانس ویدیویی به ارتباط افراد کمک می‌کنند، صرف نظر از اینکه در کجا قرار دارند. بهترین سخت افزار ویدئو کنفرانس با پخش ویدئو HD و صدای شفاف و کم نویز، می‌تواند با ارائه تجربه حضوری در جلسات مجازی، عملیات تجاری شما را متحول کند.

دوربین‌های ویدیو کنفرانس محبوب عبارتند از Meeting Owl، Logitech Meetup و HuddleCamHD. دفاتر کار هوشمند با استفاده از دوربین‌های کنفرانس ویدیویی هوشمند، مانند Meeting Owl Pro، به بهترین وجه برای سازگاری با آینده دفتر کار هوشمند مجهز هستند. Meeting Owl Pro تجربه جلسه 360 درجه Meeting Owl را بهبود می‌بخشد و شامل قابلیت‌های اتاق ملاقات هوشمند است.

ابزار تجزیه و تحلیل اتاق جلسه و مدیریت فضا
دفاترکار هوشمند با ابزارهای تحلیلی ادغام شده‌اند که به مدیران فناوری اطلاعات و .. کمک می‌کنند تا نحوه استفاده از فضاهای جلسه را ببینند تا بتوانند بهترین تجربه کارمندان را ارائه دهند. ابزارهای تجزیه و تحلیل اتاق جلسه به آن‌ها کمک می‌کند بفهمند کدام فضاها بیشتر و کمتر استفاده می‌شوند یا کدام اتاق‌ها رزرو شده اما خالی مانده‌اند.

آینده دفترکار هوشمند

آینده دفاتر کاری هوشمند، تجارب کاری نوآورانه‌تر، استفاده گسترده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، فناوری‌های واقعیت افزوده و مجازی، بهبود محیط زیست، افزایش کار از راه دور، امنیت داده‌ها و تغییر در نگرش به محیط کار را شامل می‌شود. تمرکز بر بهره‌وری، همکاری و تجربه کارمندان، به همراه انعطاف‌پذیری در مکان و زمان کار، از ویژگی‌های اصلی دفاتر کار هوشمند در آینده خواهد بود.

نمونه‌های دفترکار هوشمند در سراسر جهان

دفاترکار هوشمند در سراسر جهان به شکل‌ها و ابعاد مختلفی وجود دارند. در زیر به برخی از نمونه‌های موفق دفاتر کار هوشمند اشاره می‌کنم:

1. میکروسافت (Microsoft) : میکروسافت دفتری به نام “Microsoft Envisioning Center” دارد. به عنوان محلی برای تجربه و نمایش فناوری‌های آینده و دفاتر کار هوشمند معرفی می‌شود. این مکان به کمک واقعیت مجازی و واقعیت افزوده، محیط کاری هوشمند را به تصویر می‌کشد.
2. گوگل (Google): گوگل دفاتر کار هوشمندی را در سراسر جهان دارد که از تکنولوژی‌های متنوعی برای افزایش بهره‌وری و راحتی کارمندان استفاده می‌کند. از اتاق‌های جلسه تا نظارت بر تهویه و نور، همه مواردی که محیط کار را بهبود می‌دهد.
3. آمازون (Amazon): آمازون به کمک تکنولوژی‌هایی مانند طراحی‌های دیجیتال و محیط‌های جلسه تعاملی دفاترکار هوشمند، خود را بهینه سازی کرده است. همچنین شرکت‌های متعددی که به طور مستقل از آمازون فعالیت می‌کنند، از دفترکار هوشمند بهره می‌برند.
4. فیسبوک (Facebook): فیسبوک در دفترکار هوشمند خود از تکنولوژی‌های متعددی برای تسهیل کارکرد و تعامل کارمندان استفاده می‌کند. این شرکت همچنین از رسانه‌های اجتماعی برای ایجاد تعامل و اشتراک‌گذاری اطلاعات در داخل سازمان استفاده می‌کند.
5. سیسکو (Cisco): سیسکو به عنوان یکی از رهبران در زمینه تجهیزات شبکه و اتصالات، دفترکار هوشمند با استفاده از تجهیزات و راهکارهای شبکه‌ای پیشرفته ایجاد کرده است. این شرکت از تکنولوژی‌های IoT و امنیت شبکه برای بهبود ارتباطات و بهره‌وری استفاده می‌کند.

درنهایت، طراحی دفترکار هوشمند به شما کمک می‌کند تا فضاهای کاری خود را با نیازهای کارکنان خود تطبیق دهید و یک محیط کاری سازنده ایجاد کنید.

موارد مرتبط:

دزدگیر هوشمند؛ نگاهی به امنیت خانه‌ هوشمند و محیط‌های کاری هوشمندسازی محیط‌های صنعتی و کارگاهی نقش خانه هوشمند در مراقبت از سالمندان و معلولین در خانه مدیریت مصرف انرژی در خانه هوشمند